Administratief Medewerker Finance & Compliance

32–40 uur | Haarlem | Volledig op kantoor

Voor dit bedrijf zoeken we een Administratief Medewerker Finance & Compliance die energie krijgt van overzicht in de financiën. Iemand die scherp is op details, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de administratie rondom VvE’s klopt, inhoudelijk, procesmatig en in de uitvoering. Ervaring met VvE-administratie is geen vereiste, belangrijker is dat je eager bent en de inhoud snel eigen wilt maken.

Dit is geen rol voor iemand die vooral uitvoert wat er op zijn bord komt. Dit is een rol voor iemand die ziet waar iets vastloopt, waar risico’s ontstaan en die het prettig vindt om grip te houden op geldstromen, afspraken en opvolging.

Over het bedrijf
Dit bedrijf is actief in VvE-beheer en groeit hard. Het is een vaste klant van ons en we hebben hier al meerdere kandidaten succesvol geplaatst. De organisatie zit midden in een professionaliseringsslag waarin processen en systemen opnieuw worden ingericht.

Het finance team bestaat uit een CFO en een boekhouder die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsadministratie. Jij richt je volledig op de administratie van de VvE’s. Daarnaast is er momenteel iemand twee dagen per week actief in deze rol, die afstudeert en wordt uitgefaseerd. Er is voldoende begeleiding en inwerkcapaciteit aanwezig.

De rol
Als Administratief Medewerker Finance & Compliance ondersteun je bij financiële en administratieve werkzaamheden rondom VvE’s. Het gaat nadrukkelijk om VvE-administratie, niet om de bedrijfsadministratie van het bedrijf zelf. Je zorgt dat betalingen correct worden uitgevoerd, betaalspecificaties worden verwerkt en gecontroleerd, transacties en journaalposten juist worden geboekt en contractafspraken rondom GWL correct worden opgevolgd. Ook werk je legacy weg, archiveer je dossiers zorgvuldig en verwerk je betalingen die binnenkomen via de factuurmail, inclusief het afhandelen van storno’s.

Je bewaakt de financiële saldo’s van VvE’s, voert betalingen uit en volgt betalingsachterstanden op. Je houdt in de gaten of er voldoende saldo is voor vaste lasten zoals energie en verzekeringen en ondersteunt bij het regelen van extra bijdragen bij grotere of onverwachte uitgaven. Daarnaast controleer je of nieuwe VvE’s administratief correct zijn ingericht, verwerk je mutaties en wijzigingen en zorg je dat betalingen juist worden gekoppeld en opgevolgd, inclusief terugboekingen. Je stelt maandelijks betaaloverzichten op, verstuurt deze en controleert of openstaande bedragen na eigendomsoverdracht zijn voldaan. Je kijkt vooruit, signaleert knelpunten in administratie en betalingen en stemt proactief af met collega’s via mail of telefoon wanneer dat sneller werkt. Je werkt zorgvuldig volgens het vier-ogenprincipe en zorgt voor een correcte vastlegging en traceerbaarheid van alle financiële handelingen.

Je hebt affiniteit met cijfers en administratieve processen en werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden, denkt oplossingsgericht en vindt het leuk om dingen uit te zoeken en nieuwe informatie snel eigen te maken. Je denkt vooruit, neemt verantwoordelijkheid voor je werk en communiceert helder, ook telefonisch wanneer dat nodig is. Ervaring met VvE-administratie is niet vereist, motivatie, eagerness en zorgvuldigheid zijn doorslaggevend.

Je werkt 32 tot 40 uur per week, volledig op kantoor in Haarlem. De communicatie verloopt grotendeels via mail en systemen, telefonisch contact wordt ingezet wanneer dat efficiënter is. Kennis van CRM- of ERP-systemen is niet nodig, begeleiding en inwerkcapaciteit zijn aanwezig. De salarisindicatie ligt rond de €3.000 bruto per maand bij beperkte ervaring en kan oplopen tot circa €3.500 bruto per maand bij relevante ervaring.